Makalah ICT Tahun Lalu

KEMUNGKINAN PENGEMBANGAN

PERPUSTAKAAN ELEKTRONIK DI SEKOLAH-SEKOLAH

Eko Muryanto

Pendahuluan

Perkembangan teknologi informasi yang begitu cepat telah mempengaruhi segala aspek kehidupan manusia. Kecepatan memperoleh informasi juga menjadi salah satu ciri dari situasi ini. Tidak hanya kemudahan dalam memperoleh informasi, tapi juga harga atau modal yang mahal yang harus dikeluarkan untuk mendapatkan informasi tersebut.

Sekolah-sekolah yang merupakan suatu lembaga pendidikan hendaknya turut memperhatikan perkembangan dunia. Untuk mendapatkan informasi yang cepat haruslah ada peralatan yang mendukung. Perkembangan teknologi saat ini sangatlah cepat sehingga perlu dibuatlah suatu pusat informasi yang modern di sekolah-sekolah. Pusat informasi inilah yang disebut dengan perpustakaan. Perpustakaan yang tidak hanya terbatas menyediakan informasi melalui buku saja, namun informasi yang online pun haruslah ada.

Lebih Jauh Tentang Electronic Library (Perpustakaan Elektronik)

Electronic Library atau perpustakaan elektronik atau juga dikenal dengan perpustakaan maya adalah sebuah sistem informasi yang terdiri dari perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software), pengelolaan, pelayanan serta penyediaan (akses) informasinya dilakukan dengan menggunakan perangkat elektronis yang berupa komputer. Jika dalam perpustakaan konvensional, bahan-bahan pustaka tersimpan dalam rak-rak penyimpanan dengan kodifikasi (DDC = Dewey Decimal Classification), tersedia meja/laci katalog untuk penelusuran bahan pustaka, ada bagian sirkulasi, ada ruang baca, dan lain-lain. Dalam perpustakaan elektronik, komponen-komponen tersebut tetap ada dalam pengertian tersedia tetapi tidak hadir dalam bentuk fisik (disebut maya) yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional. Perpustakaan elektronik merupakan provider atau penyedia informasi, transaksi atau layanan informasinya bersifat elektronik, serta menyediakan bahan-bahan pustaka (item) selain dalam bentuk data elektronik juga dalam bentuk yang lain seperti yang umumnya ada dalam perpustakaan konvensional.

Perpustakaan elektronik merupakan salah satu alternatif dalam menyediakan sumber informasi untuk kegiatan pembelajaran jarak jauh (distance learning), mengingat user atau pengguna perpustakaan berada di tempat yang tidak diketahui keberadaannya. Ini dimungkinkan dengan adanya teknologi internet yang sudah berkembang dengan sangat pesat dewasa ini.

User dalam memperoleh informasi, selain menggunakan saluran elektronis seperti melalui komputer dan telepon juga dapat memperolehnya melalui layanan lain seperti melalui jaringan layanan pos atau user juga bisa datang langsung ke tempat di mana sumber informasi tersebut berada.

Dalam perpustakaan konvensional, organisasi perpustakaan biasanya terdiri dari kepala perpustakaan, bagian/divisi pengadaan, bagian pengolahan, bagian sirkulasi, bagian referensi, dan lain-lain. Pada perpustakaan elektronik bagian atau divisi umumnya masih seperti perpustakaan konvensional. Tetapi untuk sebuah perpustakaan elektronik, divisi atau bagian yang minimal harus ada adalah bagian yang mengurus tentang hardware (perangkat keras) dan software (perangkat lunak), divisi pengadaan, dan divisi/bagian pelayanan. Yang membedakan kedua perpustakaan itu adalah sifat pekerjaan dari masing-masing bagian/divisi yang ditanganinya. Untuk perpustakaan elektronik sesuai dengan ciri dari perpustakaan elektronik itu sendiri yang menyediakan data dan pelayanan elektronik, maka fungsi dari masing-masing bagianpun tidak akan terlepas dari perangkat elektronik.

Untuk lebih memberikan gambaran lebih jelas lagi, perpustakaan elektronik sebagai suatu sistem informasi, bagaimana keterkaitan dan hubungan yang terjadi antar komponen dalam sebuah perpustakaan elektronik dapat digambarkan seperti berikut ini :

Identifikasi data dan informasi yang dibutuhkan

Umumnya dalam pengembangan sebuah perpustakaan elektronik selalu bertitik tolak dari kondisi atau keadaan suatu perpustakaan konvensional. Ini disebabkan terutama dalam hal penyediaan data yang dibutuhkan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Data yang umumnya tersedia dalam perpustakaan konvensional, mengalami perubahan format yaitu didisain kedalam format elektronik yang harus memiliki standar internasional sehingga dapat diakses oleh semua mesin pengakses (komputer).

Data yang berhubungan dengan item pustaka (bahan pustaka) dapat dibuat identifikasinya seperti berikut ini :

  • Buku
  • Majalah/buletin/jurnal
  • Juklak/juknis/form/SK.
  • Modul
  • Kertas kerja/laporan penelitian
  • Kliping
  • Brosur
  • Referensi
  • Audio visual

Sedangkan informasi yang dibutuhkan dari data-data di atas dapat dibuat kodifikasi atau penggolongan sesuai dengan kebutuhan atau yang berlaku di dalam perpustakaan pada umumnya, seperti :

  • Karya umum (bibliografi, ensiklopedi umum, jurnal, penerbitan dan surat kabar, dll.)
  • Filsafat dan psikologi
  • Agama
  • Ilmu-ilmu sosial (pendidikan, statistik, politik, ekonomi & manajemen, dll.)
  • Bahasa
  • Ilmu-ilmu murni (Pasti/Alam)
  • Ilmu-ilmu terapan (Teknologi)
  • Kesenian, hiburaan, olahraga
  • Kesusasteraan
  • Sejarah umum dan geografi

Dalam mengembangkan perpustakaan elektronik, selain data item pustaka seperti yang telah diuraikan di atas, masih perlu dibuat informasi data mengenai keanggotan, transaksi, jenis-jenis layanan (public service) yang akan diberikan, juga data mengenai statistik layanan perpustakaan elektronik.

  • Data yang berhubungan dengan keanggotaan, ini meliputi tipe / jenis keanggotaan serta biodata keanggotaannya. Tipe keanggotaan adalah bersifat terdaftar atau tidak terdaftar, individu atau atas nama instansi. Karakteristik dari anggota atau user, misalnya : siswa, mahasiswa, guru/dosen, karyawan departemen, peserta diklat, atau masyarakat umum. Sedangkan biodata yang dibutuhkan adalah seperti; nama, nomor ID, instansi/kantor, alamat rumah/kantor, kota, kode pos, telepon serta fax rumah/kantor, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
  • Data yang berhubungan dengan transaksi perpustakaan dimaksudkan adalah data yang berhubungan dengan sirkulasi misalnya tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, denda, dan lain-lain sesuai dengan kebutuhan.
  • Data yang berhubungan dengan public service, yang dimaksud adalah data mengenai promosi serta pengembangan sumber daya manusia baik bagi user (anggota) maupun bagi pengelola perpustakaan elektronik itu sendiri, konsultasi, seminar, pelatihan, kemudahan memperoleh materi dari item pustaka misalnya bisa dibeli, dicopy, diantar, atau melalui fasilitas download melalui internet, e-mail, dan lain-lain. Sedangkan data yang berhubungan dengan pengembangan sumberdaya manusia untuk kebutuhan seminar/pelatihan seperti : nama kegiatan, waktu dan tempat kegiatan, jadwal acara, sponsor, biaya, dan lain-lain.
  • Data yang berhubungan dengan statistik adalah data yang bersifat output seperti data jumlah pengunjung, jumlah item yang dipinjam, jumlah item yang paling banyak dicari, jumlah item yang dicari tetapi tidak ada, dan lain-lain. Data ini dapat digunakan untuk membuat suatu laporan secara periodik atau berkala, misalnya grafik pengunjung (visitor), grafik peminjaman item pustaka, dan lain-lain.

Struktur data dan standar kepustakaan

Dari uraian dan identifikasi data di atas tadi, maka selanjutnya dibuatlah struktur dari masing-masing data ke dalam format pembuat database. Pada bagian ini prosesnya akan memakan waktu yang cukup banyak, karena akan melalui langkah-langkah yang berurutan yang harus dilakukan. Pekerjaan dimulai dengan pembuatan lembar kerja (worksheet), pengisian lembar kerja yaitu pemindahan semua data yang akan dibuat databasenya ke lembar ini, selanjutnya yang terakhir adalah pemasukan (input) ke dalam mesin (komputer) pembuat database. Ini semua bisa dilakukan setelah perangkat lunak (software) dipilih sesuai dengan kebutuhan. Berikut ini disajikan struktur database yang dirancang untuk kebutuhan katalog elektronik untuk item pustaka (klas) untuk jenis buku, maka field-field untuk database yang harus tersedia adalah sebagai berikut :

  • Nomor panggil/ Nomor klas
  • Nomor ISBN
  • Nama pengarang
  • Judul
  • Impresum (tempat terbit, penerbit, dan tahun terbit)
  • Kolasi (jumlah halaman, ilustrasi, dimensi)
  • Keterangan seri
  • Catatan (umum, biblioggrafi, isi)
  • Tajuk subyek
  • Tajuk tambahan
  • Sumber/lokasi
  • Keyword (kata kunci)
  • Abstark

Untuk item klas selain bahan cetakan dapat dibuat field-field database sesuai dengan karakteristik masing-masing bahan pustaka, seperti untuk audio visual field database yang dibutuhkan adalah :

  • Nomor panggil/ Nomor klas
  • Sutradara/penanggungjawab program
  • Produser
  • Judul
  • Durasi (waktu putar)
  • Copyright/hak cipta
  • Sumber/lokasi
  • Deskripsi fisik
  • Seri
  • Catatan
  • Tajuk subyek
  • Tajuk tambahan
  • Keyword (kata kunci)
  • Abstrak

Pelayanan

Dalam perpustakaan konvensional bagian sirkulasi adalah bagian yang paling bertanggung jawab terhadap proses penggunaan bahan pustaka. Pemakai (user) akan selalu melewati bagian ini untuk kebutuhan peminjaman dan permintaan salinan materi pustaka. Di bagian ini akan ditemui data mengenai jumlah pengunjung, jumlah koleksi yang dipinjam, jumlah koleksi yang paling banyak/sering dipinjam, jumlah koleksi yang belum kembali, data mengenai anggota yang mendapat denda, dan sebagainya. Pada perpustakaan elektronik hal-hal seperti ini tetap ada, hanya tidak akan tampak hiruk-pikuk seperti pada perpustakaan konvensional. Fungsi ini akan ditemukan di dalam perpustakaan elektronik pada bagian atau divisi statistik.

Pada proses pelayanan yang digambarkan di atas ada sesuatu yang selalu dilalui oleh pemakai (user) yaitu yang disebut user interface. User interface merupakan jembatan antara user dengan sistem yang dijalankan sebuah perpustakaan elektronik. Proses dimulai dengan pertanyaan user, apa yang akan dilakukan user dan darimana user akan memulainya. Pada tingkat ini pengalaman dan pengetahuan user akan membantu proses interaksi antara user dengan sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik. Kondisi user dapat dibedakan antara yang sudah melek komputer atau mengerti tentang katalog dan user yang buta komputer serta belum memahami katalog.

Dalam proses pencarian dan penelusuran informasi memang ada user yang sungguh-sungguh mencari sesuatu informasi, tetapi terkadang ada user yang hanya sekedar browsing untuk mengetahui berbagai fasilitas layanan yang diberikan. Untuk itu sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik harus dapat memberikan petunjuk dan informasi yang lengkap sebagai alat bantu (help). Berbagai program bantu saat ini banyak ditemui dalam bentuk quick tour. Yang harus disadari adalah bahwa suatu sistem yang dijalankan tidak mungkin akan menjawab semua kebutuhan user, untuk itu sebuah search engine yang baik harus meyediakan berbagai alternatif penelusuran misalnya hanya dengan memasukkan sebuah kata kunci (keyword).

Pada pembahasan data dan informasi yang dibutuhkan di atas telah disinggung mengenai data-data untuk public service, maka pada pembahasan mengenai pelayanan akan dibahas mengenai berbagai fasilitas yang mungkin perlu disediakan seperti terlihat pada bagan di bawah ini :

Jaringan dan sistem pengamanan

Sebuah jaringan yang baik akan menentukan sebuah sistem informasi berjalan dengan baik pula. Di sini belum dibicarakan mengenai perangkat keras dan perangkat lunak yang akan mendukung jaringan dalam suatu sistem informasi. Jaringan akan dibentuk sesuai dengan kebutuhan dan tentunya menyangkut anggaran biaya yang tersedia disamping kemauan institusi yang bersangkutan. Pada bagian ini akan diinformasikan sebatas pada hal-hal yang berhubungan dengan aspek pengamanan jika mau mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Pengamanan mencakup lingkup pengamanan data yang berupa pengamanan data elektronik, fasilitas fisik, dan prosedur kerja.

Pengamanan data elektronik mencakup disemua aspek seperti pada bagan di atas. Pada sistem yang dijalankan oleh sebuah perpustakaan elektronik hanya yang berwenang yang memiliki akses ke dalam data dengan fasilitas fastword yang dimilikinya. Campur tangan bagian lain yang bukan wewenangnya akan menjadikan keamanan data kurang dapat dijamin dengan baik.

Pengamanan yang berhubungan dengan fasilitas fisik akan menjadikan sistem dan jaringan akan terpelihara dengan baik, dimana di dalamnya tersimpan data. Ini merupakan pengamanan terhadap seluruh investasi biaya yang telah dikeluarkan untuk menjalankan sebuah perpustakaan elektronik.

Sedangkan pengamanan yang berhubungan dengan prosedur kerja seperti terlihat pada bagan di atas berlaku untuk pengelola sebuah perpustakaan elektronik. Ini terkait dengan manajemen yang akan dijalankan oleh perpustakaan elektronik tersebut. Dalam menjalankan perpustakaan elektronik akan banyak menemukan permasalahan hukum terutama dengan masalah hak cipta (copyright) yang hingga saat ini menjadi masalah yang terkadang kurang mendapat perhatian yang serius. Untuk ini perlu ditetapkan kode etik dan hukum untuk mengantisipasi langkah ke depan.

Pengembangan sumber daya manusia

Pengembangan sebuah perpustakaan elektronik sangan membutuhkan sumber daya manusia yang handal dan teruji. Ini akan mencakup berbagai disiplin ilmu, seperti terlihat pada daftar berikut ini :

  • Analis sistem (tim multidisiplin)
  • Software engineer
  • Programer
  • Database administrator
  • Network administrator
  • Teknisi
  • Operator

Seseorang yang mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan belum cukup handal untuk mengembangkan sebuah perpustakaan elektronik. Untuk menjadi seorang analis sistem, seorang pustakawan harus melengkapi dirinya dengan kemampuan di bidang komputer. Inipun harus ditunjang oleh beberapa ahli dari disiplin ilmu yang lain, seperti ahli komunikasi, ahli teknologi pendidikan, dan lain-lain.

Upaya-upaya Kearah Pengembangan Perpustakaan Elektronik

Mendisain data elektronik :

  • Langkah yang pertama adalah menata kembali disain Home Page BPK Penabur yang sudah online, kemungkinan dimasukkannya komponen perpustakaan yang bisa diakses melalui internet.
  • Pengembangan majalah elekronik yang saat ini sudah berada di Home Page BPK Penabur dan sudah dapat diakses melalui internet seperti Berita Penabur, Karya Wiyata, Widya Warta, dan Jelajah.
  • Pengembangan program CAI untuk jenjang SMU yang saat ini sudah ada seperti CAI Fisika dan Matematika untuk dilanjutkan dengan bidang studi yang lain. Ini cukup memungkinkan karena di semua sekolah jenjang SMU sudah memiliki fasilitas untuk presentasi multimedia.
  • Pembuatan database katalog dari koleksi (item pustaka) sebagai katalog elektronik di seluruh perpustakaan sekolah BPK Penabur KPS Jakarta sebagai upaya pengembangan koleksi perpustakaan.
  • Pembuatan resensi bahan pustaka (item pustaka) menjadi data elektronik sebagai informasi awal untuk penelusuran bagi pengguna perpustakaan sebelum memperoleh sumber yang asli di tempat penyimpanan perpustakaan.

Pembuatan jaringan perpustakaan di tingkat kompleks sekolah (intranet):

  • Untuk sekolah-sekolah yang berada dalam satu kompleks dapat dibuat kumpulan database dari setiap perpustakaan dan ditempatkan pada sebuah server sehinga dapat diakses oleh pemakai di kompleks tersebut.

Upaya akhir dari pengembangan perpustakaan elektronik adalah terbentuknya jaringan perpustakaan di lingkungan sekolah. Jika ini terealisasi maka berbagai manfaat akan diperoleh dari upaya-upaya ini, seperti :

Bagi Siswa :

  • Penyediaan sumber-sumber pengetahuan untuk pengerjaan tugas-tugas bidang studi.
  • Kemudahan informasi melaui internet
  • Kemudahan informasi dari koleksi buku (item pustaka) yang ada di perpustakaan antar sekolah .
  • Dapat langsung mencetak materi yang dibutuhkan dari sumber tersebut.

Bagi Guru :

  • Dapat meningkatkan wawasan pengetahuan guru bidang studi, akses ke internet, akses ke resensi buku (koleksi perpustakaan), dan lain-lain.
  • Mempermudah guru dalam mendisain media pembelajaran dengan tersedianya sumber-sumber materi yang mudah diperoleh melalui komputer.